Eintrittskarten erstellen fürs Vereinsfest: Vorlage, QR-Code, Ablauf

Veröffentlicht am 2026-10-02 · MPass

Sommerfest, Theaterabend, Faschingsball oder das Derby am Samstag: Sobald Eintritt verlangt wird, braucht der Verein Eintrittskarten. Sie können Eintrittskarten selbst erstellen, ohne Agentur und ohne Ticketplattform, die an jeder Karte mitverdient. Dieser Leitfaden zeigt, was auf die Karte gehört, wie Sie Papierkarten gestalten und nummerieren, was Tickets mit QR-Code besser können und wie Vorverkauf und Einlass ruhig ablaufen.

Was auf eine Eintrittskarte gehört

• Name der Veranstaltung und der Verein als Veranstalter
• Datum, Einlass und Beginn
• Ort mit Adresse
• Preis und Kategorie (Erwachsene, Kinder, ermäßigt, Mitglieder)
• eine laufende Nummer oder ein QR-Code
• Hinweise, falls nötig: freie Platzwahl oder Tischnummer, Regeln zur Rückgabe, Kontakt für Fragen

Halten Sie die Karte schlicht. Was der Gast am Abend sucht, sind Datum, Uhrzeit und Ort.

Papierkarten selbst gestalten

Für ein Fest mit überschaubarer Gästezahl reicht eine gedruckte Karte. So gehen Sie vor:

• Vorlage in Word: Legen Sie eine Tabelle an, zum Beispiel mit acht Karten pro A4-Blatt. Die laufende Nummer setzen Sie per Seriendruck aus einer Excel-Liste ein, statt sie von Hand zu tippen.
• Canva oder ein anderes Gestaltungsprogramm: Dort gibt es Vorlagen für Eintrittskarten, die Sie mit Logo und Vereinsfarben anpassen und als PDF exportieren. Die Nummerierung lösen Sie dann getrennt, etwa mit einem Nummernstempel.
• Nummerierung: Jede Karte bekommt eine eigene Nummer. So wissen Sie, wie viele Karten im Umlauf sind, und können die Kasse abrechnen.
• Abriss: Ein Abschnitt, der am Eingang abgetrennt wird, zeigt, dass die Karte benutzt wurde. Eine Perforation macht der Copyshop; zur Not genügen eine gestrichelte Linie und eine Schere oder ein Stempel am Einlass.
• Schutz vor Kopien: farbiges Papier, ein Vereinsstempel oder eine Unterschrift auf jeder Karte. Das hält Gelegenheitskopierer ab, mehr nicht.

Die Grenze der Papierkarte: Eine gute Kopie erkennen Sie am Einlass kaum, und wie viele Gäste schon da sind, wissen Sie erst, wenn jemand die Abrisse zählt.

Tickets mit QR-Code: was sie besser können

Bei Tickets mit QR-Code hat jedes Ticket einen eigenen Code. Am Eingang scannt ein Helfer den Code mit dem Smartphone. Das System prüft, ob das Ticket echt ist, und merkt sich, dass es benutzt wurde. Wird dasselbe Ticket ein zweites Mal vorgezeigt, etwa als Screenshot, meldet der Scanner das sofort. Kopieren lohnt sich damit nicht mehr, und ein besonderes Gerät brauchen Sie für die Einlasskontrolle nicht.

Dazu kommt der Überblick: Sie sehen, wie viele Tickets vergeben und wie viele Gäste schon eingelassen sind. Eine Abendkasse brauchen Sie trotzdem. Planen Sie ein Kontingent für spontane Gäste ein, dazu Wechselgeld und jemanden, der nur kassiert.

Den Vorverkauf organisieren

• Kontingent festlegen: Wie viele Personen passen in den Saal? Ziehen Sie Helfer und Ehrengäste ab und halten Sie einen Teil für die Abendkasse zurück.
• Preise: Ein Vorverkaufspreis leicht unter dem Preis an der Abendkasse bringt frühe Zusagen und Planungssicherheit für Essen und Getränke.
• Verkaufsstellen: beim Training, im Vereinsheim, in zwei oder drei Geschäften im Ort, oder online über einen Link.
• Abrechnung: Geben Sie Papierkarten in Nummernblöcken aus und notieren Sie, wer welchen Block hat. Am Stichtag bringt jeder Verkäufer Geld und Restkarten zurück.
• Stichtag: Beenden Sie den Vorverkauf zwei bis drei Tage vor dem Fest. Dann können Sie einkaufen und die Abendkasse planen.

Prüfen Sie außerdem rechtzeitig, ob für Ihre Veranstaltung eine Anmeldung bei der GEMA, Genehmigungen der Gemeinde oder steuerliche Pflichten anfallen; das hängt von Art und Größe des Festes ab.

Checkliste für den Abend

• Zwei Personen am Einlass: eine kontrolliert, eine kassiert.
• Geladene Smartphones für den Scan, vorher mit einem Testticket ausprobiert.
• Wechselgeld, Kasse und Quittungsblock.
• Eine Gästeliste für Ehrengäste, Helfer und Künstler.
• Einlasszeit gut sichtbar aushängen, Warteschlange und Kasse trennen.
• Stempel oder Bändchen für Gäste, die kurz hinausgehen.
• Nach dem Fest: Kasse zu zweit zählen, mit der Zahl der Tickets abgleichen, Ergebnis notieren.

Eintrittskarten mit MPass erstellen

MPass ist ein Ticketsystem für Vereine, bei dem das Ticket im Wallet des Smartphones landet. So läuft es ab:

1. Sie legen die Veranstaltung an: Name, Datum, Ort, und ob es Tickets gibt oder Einladungen über eine Gästeliste.
2. Sie teilen den Link zur Buchungsseite per E-Mail, WhatsApp oder auf Ihrer Website.
3. Jeder Gast erhält ein Ticket mit eigenem QR-Code und speichert es in Apple Wallet oder Google Wallet. Eine App muss niemand installieren.
4. Am Eingang scannt Ihr Team mit dem eigenen Smartphone. Bereits gescannte Tickets werden erkannt.

Wichtig beim Geld: MPass nimmt kein Geld ein. Es gibt keine Provision und keine Gebühr pro Ticket, aber auch keine Online-Bezahlung beim Buchen. Der Verein kassiert selbst, zum Beispiel per Überweisung im Vorverkauf oder bar an der Abendkasse, und die Einnahmen gehen vollständig an Sie. Wenn Ihre Gäste unbedingt online mit Karte zahlen sollen, brauchen Sie dafür ein anderes Werkzeug.

Zu den Kosten: Im kostenlosen Angebot ist eine aktive Veranstaltung enthalten, im Rahmen von 50 aktiven Karten oder Tickets. Für größere Feste gibt es Essentiell (19 € pro Monat zzgl. MwSt., 150 Tickets pro Monat) und Pro (49 €, 300 Tickets pro Monat), beide ohne Vertragsbindung. Praktisch für Mitglieder, die schon einen digitalen Mitgliedsausweis haben: Ticket und Ausweis liegen im selben Wallet. Alle Angebote stehen unter Preise.

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