Aufnahmeantrag für den Verein: kostenlose Vorlage und Pflichtangaben
Ein neuer Spieler steht in der Halle, eine Familie möchte dem Förderverein beitreten: Dann braucht der Vorstand einen Aufnahmeantrag. Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage für den Aufnahmeantrag Ihres Vereins (oft auch Beitrittserklärung genannt), eine Übersicht der Angaben, die hineingehören, und eine Antwort auf die Frage, ob Papier oder ein Online-Formular besser zu Ihnen passt. Dieser Text ist ein Praxisleitfaden und keine Rechtsberatung: Maßgeblich sind Ihre Satzung und im Zweifel der Rat Ihres Verbands oder einer Fachperson.
Vorlage „Aufnahmeantrag Verein“ herunterladen (Word). Ohne Angabe einer E-Mail-Adresse, frei anpassbar.
Wozu der Aufnahmeantrag dient
Ein bestimmtes Formular ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Wie jemand Mitglied wird, regelt die Satzung Ihres Vereins: Meist stellt die Person einen Antrag, und der Vorstand entscheidet über die Aufnahme. Der Aufnahmeantrag erfüllt dabei vier Aufgaben:
- Er hält fest, dass die Person beitreten will, ab wann und in welcher Beitragsart.
- Er liefert dem Vorstand die Daten für die Mitgliederliste.
- Er dokumentiert, dass das neue Mitglied Satzung und Beitragsordnung kennt.
- Er ist der Ort für den Datenschutzhinweis und, falls nötig, für das SEPA-Lastschriftmandat.
Welche Angaben in den Aufnahmeantrag gehören
Die folgenden Bausteine haben sich bewährt. Streichen Sie, was Ihr Verein nicht braucht, und prüfen Sie, ob Ihre Satzung weitere Angaben verlangt.
- Personalien: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Fragen Sie nur ab, was der Verein wirklich braucht. Beruf oder Familienstand gehören in der Regel nicht dazu.
- Abteilung, Beitragsart und Beitrag: zum Beispiel Erwachsene, Jugend, Familie, passiv oder Fördermitglied, mit dem Betrag laut Beitragsordnung und dem gewünschten Eintrittsdatum.
- Anerkennung der Satzung: ein Satz wie „Ich erkenne die Satzung und die Ordnungen des Vereins in ihrer jeweils gültigen Fassung an“, mit dem Hinweis, wo die Satzung nachzulesen ist (Website, Geschäftsstelle).
- Datenschutzhinweis nach Art. 13 DSGVO: Wer ist verantwortlich, welche Daten werden wozu verarbeitet, an wen gehen sie (etwa an den Verband), wie lange werden sie gespeichert, und welche Rechte hat das Mitglied? Das ist eine Information, keine Einwilligung: Das Mitglied bestätigt nur, dass es den Hinweis erhalten hat.
- Einwilligung für Fotos: getrennt vom Antrag, freiwillig und jederzeit widerrufbar. Am besten mit eigenen Kästchen je nach Verwendung (Website, soziale Medien, Vereinsheft). Die Aufnahme in den Verein sollte nicht davon abhängen.
- Minderjährige: Der Antrag wird von den gesetzlichen Vertretern unterschrieben. Ob eine Unterschrift genügt oder beide Sorgeberechtigten unterschreiben sollen, klären Sie anhand Ihrer Satzung oder mit Ihrem Verband.
- SEPA-Lastschriftmandat: nur, wenn der Verein die Beiträge per Lastschrift einzieht. Dazu gehören die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins, die Mandatsreferenz, Kontoinhaber, IBAN, Datum und Unterschrift. Den genauen Wortlaut des Mandats erhalten Sie von Ihrer Bank.
- Datum und Unterschrift: der Person, die den Antrag stellt, bei Minderjährigen zusätzlich der gesetzlichen Vertreter.
Praktisch ist ein Feld für den Vorstand am Ende: „Aufgenommen am …, Mitgliedsnummer …“. So sehen Sie später, wann über den Antrag entschieden wurde.
Drei Fehler, die oft passieren
- Datenschutzhinweis und Foto-Einwilligung vermischen. Besser getrennt: Der Hinweis informiert, die Einwilligung ist freiwillig.
- Zu viele Daten abfragen. Jede Angabe, die Sie erheben, müssen Sie auch schützen und aktuell halten.
- Den Beitrag nicht nennen. Steht der Betrag im Antrag oder liegt die Beitragsordnung bei, gibt es später weniger Rückfragen. Wie Sie die Höhe festlegen, lesen Sie im Artikel Mitgliedsbeitrag im Verein: festlegen, einziehen, erinnern.
Papier oder online?
Das Papierformular hat Vorteile: Jeder kennt es, die Unterschrift ist eindeutig, und es liegt am Trainingsabend auf dem Tisch. Die Nachteile kennt jeder Schriftführer: unleserliche Handschrift, vergessene Felder, Abtippen in die Mitgliederliste, und der Zettel bleibt wochenlang in der Sporttasche.
Ein Online-Formular spart das Abtippen, weil das Mitglied seine Daten selbst eingibt. Pflichtfelder können nicht leer bleiben, und der Link lässt sich per E-Mail oder in der WhatsApp-Gruppe teilen. Prüfen Sie vorher zwei Punkte. Erstens: Verlangt Ihre Satzung einen schriftlichen Antrag mit Unterschrift? Zweitens: Wie erteilen Ihre Mitglieder das SEPA-Mandat, wenn Sie per Lastschrift einziehen? Fragen Sie dazu Ihre Bank. Manche Vereine kombinieren beides: die Anmeldung online, das unterschriebene Mandat auf Papier.
Aufnahmeanträge aufbewahren
Der Antrag enthält personenbezogene Daten und oft eine Bankverbindung. Bewahren Sie ihn so auf, dass nur die zuständigen Vorstandsmitglieder Zugriff haben: in einem abgeschlossenen Schrank oder in einem geschützten digitalen Ordner, nicht in der Trainertasche. Solange die Mitgliedschaft besteht, dient der Antrag als Nachweis. Nach dem Austritt gilt der Grundsatz: nur so lange aufbewahren, wie es nötig ist oder wie Aufbewahrungspflichten es verlangen. Welche Fristen für Ihren Verein gelten, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Verband. Halten Sie die Regel einmal schriftlich fest, dann muss der nächste Schriftführer nicht raten.
Die Vorlage herunterladen und anpassen
Die Word-Vorlage für den Aufnahmeantrag enthält einen Datenschutzhinweis nach DSGVO, die Einwilligung für Fotos und ein SEPA-Lastschriftmandat. Ersetzen Sie die Platzhalter durch den Namen Ihres Vereins, Ihre Beitragsarten und Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer. Lassen Sie den Text vor der ersten Verwendung von jemandem gegenlesen, der Ihre Satzung kennt. Dazu passt die Vorlage für die Mitgliedsbescheinigung, die viele Mitglieder nach der Aufnahme anfragen.
Wie der MPass-Anmeldelink das Papierformular ersetzt
MPass erstellt den digitalen Mitgliedsausweis Ihres Vereins in Apple Wallet und Google Wallet. Dazu gehört ein Anmeldelink: Sie teilen ihn per E-Mail, auf der Website oder in der WhatsApp-Gruppe, und neue Mitglieder tragen ihre Daten selbst ein. Der Vorstand prüft die Anmeldung und schaltet den Ausweis frei, sobald der Beitrag beim Verein eingegangen ist. Das Mitglied erhält seinen Mitgliedsausweis per E-Mail und speichert ihn mit einem Fingertipp auf dem Smartphone. Das Abtippen entfällt, und die Mitgliederliste ist sofort aktuell.
Was der Anmeldelink nicht ersetzt: MPass zieht keine Beiträge ein und erstellt kein SEPA-Lastschriftmandat. Ihre Mitglieder zahlen wie bisher direkt an den Verein. Wenn Ihre Satzung eine handschriftliche Unterschrift verlangt oder Sie ein Mandat brauchen, bleibt dafür ein Blatt Papier. Für alles andere reicht der Link. Bis 50 aktive Karten ist MPass dauerhaft kostenlos, und den Testausweis erstellen Sie ohne Anmeldung.