Mitgliedsbeitrag im Verein: festlegen, einziehen, erinnern
Der Mitgliedsbeitrag ist für die meisten Vereine die wichtigste Einnahme, und zugleich das Thema, über das im Vorstand am längsten diskutiert wird. Wie hoch soll er sein? Wer darf ihn ändern? Und wie kommt das Geld pünktlich aufs Vereinskonto, ohne dass der Kassenwart monatelang hinterherläuft? Dieser Leitfaden geht die drei Schritte durch: den Mitgliedsbeitrag im Verein festlegen, einziehen und freundlich erinnern. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Wer über den Mitgliedsbeitrag entscheidet
Der erste Blick gilt der Satzung. Dort steht, ob der Verein Beiträge erhebt und wer die Höhe bestimmt. In vielen Vereinen ist das die Mitgliederversammlung, in manchen der Vorstand. Häufig verweist die Satzung auf eine Beitragsordnung: Die Satzung legt den Grundsatz fest, die Beitragsordnung nennt Beträge, Beitragsarten und Fälligkeit. Das ist praktisch, weil sich eine Beitragsordnung leichter anpassen lässt als die Satzung selbst.
Bevor Sie etwas ändern, klären Sie drei Fragen. Welches Gremium ist laut Satzung zuständig? Muss die Änderung in der Einladung zur Versammlung angekündigt werden? Und ab wann gilt der neue Beitrag? Wenn die Satzung dazu schweigt oder unklar ist, fragen Sie Ihren Verband oder eine Fachperson, bevor Sie abstimmen lassen.
Die Höhe finden: von den Kosten ausgehen
Ein Beitrag, der „schon immer so war“, deckt selten die heutigen Kosten. Rechnen Sie einmal im Jahr nach:
- Feste Kosten: Hallen- oder Platzmiete, Verbandsabgaben, Versicherungen, Kontoführung, Software.
- Laufender Betrieb: Übungsleiter, Material, Fahrten, Startgelder.
- Rücklage: ein Puffer für Reparaturen und Anschaffungen.
- Andere Einnahmen: Zuschüsse, Spenden, Sponsoren, Erlöse aus Festen. Sie senken den Betrag, den die Beiträge decken müssen.
Ein Beispiel: Nehmen wir einen Verein mit 120 Mitgliedern und 10.800 € Kosten im Jahr, von denen 1.800 € durch Zuschüsse und das Sommerfest gedeckt sind. Es bleiben 9.000 €, also im Durchschnitt 75 € pro Mitglied und Jahr. Daraus werden die Beitragsarten: Erwachsene zahlen etwas mehr als den Durchschnitt, Jugendliche und passive Mitglieder weniger, Familien einen gemeinsamen Betrag. Wichtig ist, dass die Summe am Ende wieder die 9.000 € erreicht.
Übliche Beitragsarten sind Erwachsene, Kinder und Jugendliche, Familien, passive Mitglieder, Fördermitglieder und ermäßigte Beiträge, etwa für Auszubildende, Studierende oder Rentner. Halten Sie die Liste kurz: Jede Sonderregel muss später jemand prüfen. Legen Sie auch fest, wann der Beitrag fällig ist (jährlich, halbjährlich, pro Saison) und was bei einem Eintritt mitten im Jahr gilt. Steuerliche Fragen, etwa zur Gemeinnützigkeit, besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt.
Den Beitrag einziehen: vier Zahlungswege
- Überweisung oder Dauerauftrag: für den Verein am einfachsten. Sie nennen IBAN, Betrag, Verwendungszweck und Frist. Der Nachteil: Mitglieder vergessen es, und der Kassenwart ordnet die Zahlungseingänge von Hand zu. Ein fester Verwendungszweck (Mitgliedsnummer und Name) hilft.
- SEPA-Lastschrift: Der Verein zieht den Beitrag selbst ein, über das Online-Banking seiner Bank oder über eine Vereinssoftware. Dafür brauchen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (in Deutschland von der Deutschen Bundesbank), eine Vereinbarung mit Ihrer Bank und von jedem Mitglied ein Mandat. Der Einzug wird den Mitgliedern vorher angekündigt. Der Aufwand am Anfang ist höher, dafür kommt das Geld zum Stichtag. Rechnen Sie mit einzelnen Rücklastschriften, für die Banken Gebühren berechnen können.
- Barzahlung: beim Training oder in der Geschäftsstelle. In kleinen Vereinen üblich, aber fehleranfällig. Stellen Sie immer eine Quittung aus und zahlen Sie das Geld zeitnah aufs Vereinskonto ein.
- PayPal und andere Online-Zahlungen: bequem für Mitglieder, die ohnehin mit dem Smartphone bezahlen. Prüfen Sie die Gebühren pro Zahlung und achten Sie darauf, dass das Konto auf den Verein läuft, nicht auf eine Privatperson.
Zwei Wege nebeneinander sind in Ordnung, zum Beispiel Lastschrift als Standard und Überweisung als Ausnahme. Jeder weitere Weg macht dem Kassenwart zusätzliche Arbeit.
Freundlich erinnern: ein konkreter Zeitplan
Wer nicht zahlt, hat es meistens schlicht vergessen. Eine klare Abfolge nimmt dem Thema die Peinlichkeit, für beide Seiten. Ein Beispiel für einen Beitrag, der am 31. Januar fällig ist:
- Anfang Januar: Ankündigung an alle per E-Mail mit Betrag, IBAN, Verwendungszweck und Frist.
- 31. Januar: Fälligkeit.
- Mitte Februar: erste Erinnerung, kurz und freundlich, nur an Mitglieder mit offenem Beitrag.
- Anfang März: zweite Erinnerung, persönlich: ein Anruf oder ein Wort nach dem Training. Fragen Sie, ob es einen Grund gibt, und bieten Sie bei Bedarf eine Ratenzahlung an.
- Ende März: Schreiben des Vorstands mit letzter Frist und Hinweis auf die Regelung in der Satzung.
Für die erste Erinnerung genügen wenige Sätze: „Guten Tag Frau Becker, laut unserer Liste ist Ihr Jahresbeitrag von 96 € noch offen. Bitte überweisen Sie ihn bis zum 28. Februar auf das Vereinskonto. Falls Sie schon gezahlt haben, ist diese Nachricht erledigt. Vielen Dank!“ Kein Vorwurf, ein klares Datum, ein Ausweg für den Fall, dass sich Zahlung und Erinnerung gekreuzt haben.
Was nach der letzten Frist geschieht, etwa eine Mahnung oder das Ende der Mitgliedschaft, richtet sich nach Ihrer Satzung. Prüfen Sie den Wortlaut, bevor Sie Folgen ankündigen.
Die Bescheinigung über den Beitrag
Nach der Zahlung fragen Mitglieder oft nach einem Nachweis: für das Bonusprogramm ihrer Krankenkasse, für den Arbeitgeber oder für die eigenen Unterlagen. Eine Mitgliedsbescheinigung nennt den Verein, das Mitglied, den Zeitraum und den gezahlten Beitrag, mit Datum und Unterschrift. Eine kostenlose Word-Vorlage für die Mitgliedsbescheinigung können Sie hier herunterladen. Ob und wie eine Krankenkasse die Mitgliedschaft im Sportverein honoriert, hängt von ihrem Bonusprogramm ab; das klärt das Mitglied mit seiner Kasse. Eine Mitgliedsbescheinigung ist keine Zuwendungsbestätigung für das Finanzamt; dafür gelten eigene Regeln.
Was MPass dabei übernimmt, und was nicht
Zuerst das Wichtigste: MPass zieht keine Beiträge ein. Es gibt keinen Lastschrifteinzug, keine Online-Zahlung und keine Provision. Ihre Mitglieder zahlen weiterhin direkt an den Verein, auf dem Weg, den Sie festgelegt haben.
MPass kümmert sich um das, was vor und nach der Zahlung Arbeit macht. Jedes Mitglied hat einen Mitgliedsausweis in Apple Wallet oder Google Wallet, mit Beitragsart und Gültigkeitsdatum. Einen Monat vor Ablauf erhält es automatisch eine Erinnerung zur Verlängerung (ab dem Angebot Essentiell). Ist der Beitrag beim Verein eingegangen, verlängern Sie den Ausweis mit einem Klick, und er aktualisiert sich auf dem Smartphone des Mitglieds. Am Eingang zeigt der Scan, ob ein Ausweis gültig oder abgelaufen ist. Die Mitgliedsbescheinigung erstellen Sie direkt aus der Mitgliederakte, ebenfalls ab Essentiell.
Die Ankündigung vor der Fälligkeit läuft damit von selbst, und Ihre Mitgliederverwaltung zeigt, wer verlängert hat. Bis 50 aktive Karten ist MPass dauerhaft kostenlos; Essentiell kostet 19 € pro Monat zzgl. MwSt. (alle Preise). Neue Mitglieder nehmen Sie über einen Anmeldelink auf; was dabei in den Antrag gehört, steht im Artikel zum Aufnahmeantrag für den Verein.