Mitgliedsausweis drucken oder digital? Kosten und Aufwand im Vergleich
Jede Saison dieselbe Frage im Vorstand: Sollen wir den Mitgliedsausweis drucken wie immer, oder auf einen digitalen Ausweis umsteigen? Beide Wege funktionieren. Welcher besser passt, hängt von der Größe Ihres Vereins ab, von Ihren Mitgliedern und davon, wie oft sich etwas ändert. Dieser Vergleich stellt Kosten und Aufwand nebeneinander, erklärt, wie Sie Mitgliedskarten sauber drucken, und zeigt, wie die Variante im Wallet abläuft.
Gedruckte Karte und Ausweis im Wallet im Vergleich
| Gedruckte Karte | Ausweis im Wallet | |
|---|---|---|
| Kosten | Karton, Laminiertaschen und Toner oder der Preis der Druckerei, bei jeder Neuauflage erneut | Kein Material. Mit MPass bis 50 aktive Karten kostenlos, danach 19 € oder 49 € pro Monat zzgl. MwSt. |
| Zeitaufwand | Gestalten, Namen einsetzen, drucken, schneiden, laminieren, verteilen | Vorlage wählen, Mitglieder eintragen oder Anmeldelink teilen; der Versand läuft per E-Mail |
| Aktualisierung | Neue Karte oder Jahresmarke bei jeder Verlängerung oder Änderung | Der Ausweis aktualisiert sich auf dem Smartphone von selbst |
| Verlust | Ersatzkarte drucken und übergeben | Das Mitglied öffnet seinen Link erneut und speichert den Ausweis wieder |
| Kontrolle am Eingang | Sichtkontrolle: Name und Jahreszahl ansehen | QR-Code mit dem Smartphone scannen; abgelaufene Ausweise werden erkannt |
| Mitglieder ohne Smartphone | Kein Problem | Brauchen eine Alternative, etwa eine gedruckte Bescheinigung |
Vergleich aus Sicht eines ehrenamtlichen Vorstands. Druckkosten hängen stark von Auflage und Ausführung ab; holen Sie dafür Angebote ein.
Was der Druck kostet
Beim Selbstdruck fallen Karton, Laminiertaschen und Toner an. Als grobe Größenordnung bleibt das Material deutlich unter einem Euro pro Karte. Plastikkarten aus der Druckerei liegen je nach Auflage, Farbdruck und Personalisierung darüber, grob bei einem bis wenigen Euro pro Stück, bei großen Auflagen auch darunter. Das sind Richtwerte und keine Angebote: Verbindlich ist nur der Preis Ihrer Druckerei.
Der größere Posten ist meist die Zeit. Ein Abend für das Gestalten, einer für Drucken, Schneiden und Laminieren, dazu das Verteilen beim Training und die Nachzügler, die im Oktober noch eine Karte brauchen. Rechnen Sie diese Stunden ehrlich mit, auch wenn sie ehrenamtlich sind.
Wann die gedruckte Karte die richtige Wahl bleibt
- Ihr Verein ist klein, und die Mitglieder wechseln selten: Einmal drucken reicht für Jahre.
- Viele Mitglieder haben kein Smartphone oder möchten es dafür nicht nutzen.
- Die Karte ist vor allem ein Zeichen der Zugehörigkeit, etwa für Ehrenmitglieder oder zum Jubiläum.
- Der Ausweis wird dort gebraucht, wo das Smartphone nicht dabei ist, zum Beispiel im Schwimmbad.
- Am Eingang wird nichts kontrolliert, und ein Gültigkeitsdatum spielt keine Rolle.
In diesen Fällen ist Drucken keine altmodische Lösung, sondern die passende.
Mitgliedsausweis drucken: so wird es sauber
- Format: 85,6 × 54 mm, das Scheckkartenformat. Die Karte passt in jedes Portemonnaie.
- Inhalt: Vereinsname und Logo, Name des Mitglieds, Mitgliedsnummer, Beitragsart und „gültig bis“. Weniger ist besser lesbar.
- Word-Vorlage: Legen Sie eine Tabelle mit Zellen von 8,56 cm Breite und 5,4 cm Höhe an. Bei schmalen Seitenrändern passen zehn Karten auf ein A4-Blatt, zwei Spalten und fünf Reihen. Mit der Seriendruck-Funktion setzt Word Namen und Nummern aus Ihrer Excel-Liste ein.
- Papier: Karton mit 200 bis 300 g/m². Prüfen Sie vorher, was Ihr Drucker einzieht.
- Schneiden und laminieren: Mit einer Schneidemaschine statt der Schere werden die Kanten gerade. Laminiertaschen im Kartenformat schützen vor Feuchtigkeit und Knicken.
- Druckerei und Plastikkarte: bei größeren Auflagen sinnvoll. Die Druckerei braucht Ihre Druckdaten und, bei personalisierten Karten, die Mitgliederliste. Denken Sie an den Datenschutz, wenn Sie Mitgliederdaten weitergeben, und planen Sie die Lieferzeit ein.
- Gültigkeit: Drucken Sie die Saison oder das Jahr auf, oder lassen Sie ein Feld für eine Jahresmarke frei. Sonst bleibt eine alte Karte für immer „gültig“.
So läuft die Variante im Wallet
Ein digitaler Mitgliedsausweis liegt in Apple Wallet oder Google Wallet, also in den Apps, die auf dem Smartphone schon vorhanden sind. Das Mitglied installiert nichts. Mit MPass geht das so: Sie wählen eine Vorlage für Ihre Aktivität, fügen Logo und Vereinsfarben hinzu und nehmen Ihre Mitglieder auf: einzeln, über einen Anmeldelink, den die Mitglieder selbst ausfüllen, oder per Excel-Import im Angebot Pro. Jedes Mitglied erhält seinen Ausweis per E-Mail oder Link. Verlängern Sie die Mitgliedschaft, ändert sich das Datum auf dem Ausweis von selbst. Am Eingang scannen Sie den QR-Code mit Ihrem eigenen Smartphone.
Die technischen Hintergründe erklärt unser Leitfaden zur Mitgliedskarte in Apple Wallet und Google Wallet. Am schnellsten verstehen Sie es durch Ausprobieren: Mitgliedsausweis kostenlos erstellen, ohne Anmeldung, in etwa einer Minute.
Auch hier gibt es Grenzen. MPass druckt keine Karten und zieht keine Beiträge ein. Die Anordnung der Felder auf dem Ausweis geben Apple und Google vor; Sie bestimmen Farben, Logo und Inhalte, aber nicht das Layout. Und wer kein Smartphone hat, braucht weiterhin etwas auf Papier.
Beides kombinieren
Sie müssen nicht für alle Mitglieder dieselbe Lösung wählen. Ein gangbarer Weg: der Ausweis im Wallet als Standard und Papier für die wenigen, die es brauchen. In MPass erstellen Sie für Mitglieder ohne Smartphone eine Mitgliedsbescheinigung als PDF zum Ausdrucken (ab dem Angebot Essentiell), oder Sie drucken ihnen eine klassische Karte nach der Anleitung oben.
Entscheidungshilfe in drei Fragen
- Wie oft ändert sich etwas? Bei jährlicher Verlängerung, wechselnden Beitragsarten und vielen Ein- und Austritten spart der digitale Ausweis am meisten Arbeit.
- Kontrollieren Sie am Eingang? Wenn ja, zeigt Ihnen der Scan sofort, ob ein Ausweis gültig ist. Eine gedruckte Karte sagt das nur, wenn das Datum draufsteht und jemand hinsieht.
- Wie viele Mitglieder haben kein Smartphone? Sind es wenige, lösen Sie das mit Papier für diese Gruppe. Sind es die meisten, bleiben Sie beim Druck.
Mehr zur Karte im Wallet finden Sie auf der Seite Digitaler Mitgliedsausweis, alle Angebote unter Preise.